一份关于保存文件多久的快速清单+需要粉碎的内容
纸张是一种痛苦， 管理家庭归档系统可能是一个阻力，但是一些文件你真的需要坚持，因为你永远不知道什么时候需要它们。 这里有一个关于多久保留文件，当你完成它们，哪些你需要粉碎的入门书。 这应该成为创建和维护可行的家庭归档系统的快速参考指南。
首先，考虑减少收到的纸张数量，最终不得不削减或减少文件数量。
这意味着摆脱垃圾邮件，注册电子账单并且不接受传单，您永远不会使用的优惠券，或者当您知道自己不知道的时候需要坚持使用的其他短信。
如果你真的在纸张杂乱中挣扎，直到你觉得你可能囤积它 ，接触到专业人士，他可以引导你完成脱离过程。
第二步是确保你有一个好的邮件管理系统 。 您处理邮件的效率越高，您就越不需要进行大型归档/粉碎/回收处理。
设立电子申报系统
通过建立电子文件系统摆脱你的文件备案将节省你的空间，摆脱杂乱无章的纸张。 这是一场胜利。 如今，电子文件系统很有意义。 要开始使用，您需要一台扫描仪和一个位置来存储您的文件，计算机或云中的文件夹系统以及外部硬盘驱动器。
为不同类型的文件设置通用文件夹（例如：家庭，税收，汽车，出生证等）。由于可以搜索电子文件系统，因此您无需过于精确地存储文件。
然后，扫描每个文档并根据内容存储在一个文件夹中。
保存重要文件的副本
对于您的超级重要文件，专家建议保留副本。
这可能意味着将一个副本保存在您的云存储中，另一个副本保存在硬盘上。 它也可能意味着在您的电子申请中保留一份，在防火保险箱中保留一份。
永久存储这些文件
这些文件应该永久保存：
学术记录 - 毕业证书，成绩单和任何可能在未来申请工作时使用的投资组合工作。
收养论文
洗礼证书
出生证明
死亡证明 - 可能需要用于税务目的。
驾驶执照
就业记录 - 任何条款，协议，纪律文件和绩效评估。
结婚证书
病历
军事记录
护照
退休和养老金记录
社会保障卡
威尔斯
节省更短的时间
您可能每月或每周经常触碰这些文件：
银行对账单 - 1个月
票据 - 1年的任何税收或保修相关的，所有其他账单应尽快支付罚款。
信用卡账单 - 付款后立即撕碎。
家居装修收据 - 保留直到出售。
投资记录 - 您关闭帐户或出售证券7年后。
租约 - 保留，直到你搬出去并收到房东的押金。
工资单/工资单 - 1年，直到您收到您的W-2
销售收据 - 保修期为终身。 显然，这仅适用于家电和电子等重大采购。 我通常只保留杂货和衣服等收据，只要我知道我不需要收据就可以得到退货。
税务文件 - 7年包括您的文件和所有随附的文件，如W-2和收据。
车辆记录 - 保持到出售船，汽车或摩托车。
如何摆脱文件
切碎文件是防止身份盗用的主要方式。 （阅读我对安全专家Jay Foley的采访，了解如何保护自己免遭身份盗用）。 想知道如何切碎？ 一般规则是任何与以下信息应该被撕碎：帐号，出生日期，婚前姓名，密码和别针，签名和社会安全号码。
再次，这些都是无脑的。
以下是基础知识：
如果文件仍然“活跃”，即您需要坚持以供参考并建立简单的家庭归档系统。 这意味着按主题归档文件，然后在不再使用时将其粉碎。
什么文件撕碎
如果你已经完成了这些文件并且不再需要它们，那么下面是什么碎片（其他所有内容 - 比如文书工作 - 你可以回收）。
ATM收据
银行对账单
出生证明副本
取消和无效的检查
信用卡账单
信用报告
驾驶执照（已过期）
有任何识别的雇佣文件
过期的护照和签证
投资账户＃
合法文件
投资，股票和房地产交易
有签名的项目（租约，合同，信件）
行李标签
医疗和牙科记录
带有社会安全号码的论文
密码或PIN码
工资单
预先批准的信用卡申请
收据与支票帐号，信用卡号码或任何其他识别信息
税收形式
带有识别信息的成绩单
旅行路线
使用的机票
水电费 （电话，煤气，电，水，有线电视，互联网）
确保设置灵活的文件系统，以便在不再需要时检查这些文件并将其撕碎。
你打算保留的任何东西都需要采取行动，组织和归档。 我喜欢我的家庭档案系统。