如何组织7个家庭归档系统

07年1月

如何设置一个永久为你工作的纸张归档+存储系统

斗争是真实的：管理论文和杂乱无章的纸张是理所当然的。这就是为什么建立一个简单，可行的家庭归档系统，这是您实际使用的关键。 今天，这就是我们要一起做的事情。

目标

学习如何建立一个家庭档案系统，您将实际使用您的余生。 它需要灵活适应生活方式的变化，而且它需要很简单，所以你才能真正保持它。

你需要什么

• 文件柜或文件箱
• 挂文件夹（我喜欢上面这些彩色的文件夹）
• 桌面文件夹
• 碎纸机
• 回收站
• 文件夹
• 标签制造商或笔

定时

这是一个周末项目。 我们不建议在漫长的一天工作/上学后的一个周末之后开始这个活动。在周六或周日的早晨，启动一个这样的活动，并准备一杯咖啡或茶，以及让我们这样做的态度。

07年2月

将所有的论文集中在一个地方

建立家庭归档系统的第一步是将您的所有文件和论文集中到同一个空间，以便您可以进行分类，回收和分解。 一切都在一个地方有以下优点：

1. 它会让你专注于手头的任务。 当你尝试 完成一项你不会感到兴奋的任务（比如提交），任何借口在另一个新项目中漫步和开始。 如果你将所有的用品（在这里列出）和你的所有文件都放在一个地方，你真的没有任何借口，只能去挖掘。
2. 你会更彻底。 事先扫视你的房子意味着你不必在几周后，当你在洗衣房里发现一堆被遗忘的文件时重复这个任务。

一些地方寻找文件（除了你明显的书桌抽屉，文件柜和邮件堆）：

1. 起居室。 纸张往往堆积在客厅里，因为我们经常不知道该如何处理它们。 这就是为什么你应该总是把你不知道如何处理的文件放在邮箱里。
2. 袋子 。 背包，工作包，手提包，健身包和手提箱。
3. 厨房。 纸堆有一种方式在厨房结束。 这是因为当我们走过门时，厨房往往是我们第一个去的地方。

所以，收集你的所有文件，然后......

选择一个硬表面，可以在其上创建5个桩。 如果足够大，这可能是厨房的桌子，客房的床或桌子。 如果你没有足够大的表面，地板也可以工作。

如果你的纸堆太多，可能会翻倒，然后使用垃圾箱甚至纸箱。 给他们贴上标签，让他们分开，避免错误 - 例如不小心将去年的纳税申报折腾到“回收”框中。

03年7月

将您的论文分为五类

现在是时候开始做生意了。 你将不得不触碰每一篇论文并做出决定。

规则：您必须对每张纸做出决定。 它将进入以下五个类别之一：

1. 行动：您需要采取行动然后放弃的论文。 不要将这些与我们在以下类别中称为“家庭”的内容混淆。 家庭文件被永久归档，动作文件将被使用一次，然后被丢弃。
   例如：邀请函，停车票，预约提醒，作业，账单等。

2. 档案：您需要保留的论文或文件，但您不需要每年参考或使用一次或两次以上。
   例如：纳税申报表，医疗记录，学习记录，您参与陪审员的证明，契约，租约，合同等。

3. 家庭：这些是您用来保持房屋（和生活）运行的文件。
   例如：优惠券，食谱，用户手册，今年税收收据，即将到来的旅行文件等。

4. 回收：不属于上述任何类别但不包含个人信息的文件和文档。
   示例：垃圾邮件，您不再感兴趣的研讨会的工作表，报纸，杂志，您不需要的旧作业，使用的信封等。

5. 切丝：不属于1-3类但包含个人识别信息的纸张和文件。
   例如：信用卡优惠，旧银行对账单，账单等

04年7月

清理+丢弃不再需要的文档和文件

你最大的一堆将被回收。 首先回收 - 这里的目的是尽可能快地减少你处理的纸张数量。

接下来，粉碎碎纸机 - 这应该包括任何能够识别你的名字和地址以外的东西。

另外，这个来自集装箱商店的保护您的身份证证明书的价格非常合理，对于那些因撕碎果酱而生病的人来说非常实用。 通过这种方式，您可以简单地在您的身份信息上盖印并回收邮件和文档以及个人信息而不是粉碎。

现在你已经扔垃圾了，现在是时候开始建立一个系统：

1. 易于使用，所以你会真正使用它;
2. 足够灵活以适应生活变化和新项目; 和，
3. 因此，当您需要快速找到某种东西时，您可以找到它。

这里的美妙之处在于，您可以根据进出家庭或办公室的纸张数量进一步细分这些类别。

07年05月

为您的家庭归档系统设置归档文件

确定哪些论文进入您的存档文件非常容易。 这些是你拥有的最重要的论文。 他们证明了你和你的家人存在，缴纳税款，拥有自己的家园和汽车，从大学毕业后，可以通过护照或签证出国旅行。 如果您是业主或拥有多个房产，则此文件将更大。

以下是保存在此文件中的基本信息列表：

• 纳税申报表
• 病历
• 学历记录
• 证明你担任陪审员职务
• 行为
• 租赁
• 合同
• 护照
• 所以cial安全卡
• 就业记录
• 洗礼证书
• 人寿保险/退休文件

将这些文件存储在带标签文件夹的文件夹中。 一旦开始购买更多的“东西”以保证安全，请考虑购买防火箱。

保留经常使用的文件（又称一年几次）。 抵制过度组织这个空间的冲动，因为如果你过于具体，它实际上会让你很难找到真正需要它们的东西。 一般来说，如果你正在沉浸在你的档案文件中，你确实需要这张纸，尽可能让自己变得简单。

以下是我的类别：

• 学术的
• 汽车
• 雇用
• 金融
• 健康
• ID
• 保险
• 房地产

按字母顺序组织它们，但保留ID文件。 这有你的出生证明，护照，社会保险卡和洗礼证书等。 这也是你应该保留你的结婚证的地方。

为了存储这些文件，强烈地考虑一个价格低于50美元的高安全性契约箱是非常有价值的*。 另一种选择是高安全性处方盒。 这一款专为医疗用品而设计，但可以轻松容纳几张不能丢失的纸张。

您可以设置自己的DIY自己的文件，也可以使用FileSolutions Home归档系统。

*如果您丢失了这些文件，您最终将付出太多的代价，从注册服务机构，城市/市政职员，学术机构等获取副本，因此50美元是值得的，明智的投资。

06年7月

安排家庭档案

以下是您应该存储到家庭文件中的一个很好的经验法则：您将来可能需要的任何内容，但您现在不需要采取任何行动，这不属于您的归档文件。 使用你自己的Household文件（称为Household Workbook）作为例子，这样你就可以更好地了解在这个文件中存储什么以及不该如何存储。

首先，我不是创建一个文件夹或垃圾箱，而是创建了一个带有部分的活页夹，然后用口袋来存储诸如优惠券和礼品卡之类的东西。 您可以使用此活页夹并为以下部分添加章节：

• 优惠券/ Groupons
• 礼品卡
• 即将到来的旅行/旅行文件
• 我已提交回扣，正在等待收到我的支票
• 诸如电器或大件家具等大件物品的收据
• 为你的所有奖励卡片准备一个口袋
• 即将开展的项目的注释和参考资料
• 食谱*
• 税收收入
• 汽车/住宅/出租人的保险单

您大概可以将其中大部分扫描到Evernote帐户中 ，但是当您需要它们时，您必须再次打印它，因此请将其存入本笔记本中，并将其称为您的家庭工作簿。

*保留一份单独的文件，用于您希望有朝一日能够返回但尚未返回的食谱。

07年7月

设置一个动作文件

行动文件是您需要采取行动然后放弃的文件。 任何需要永久或长时间（超过一个月）提交的文件或纸张，可能属于您的家庭档案。

操作文件是：

• 打算使用一次然后丢弃; 要么，
• 您正在等待采取行动的文件。

使用一个盒子来放置这些纸张，具体来说，我们推荐这个盒子。 选择橙色是因为它是一种华丽的颜色，思维是，它会让你至少每周穿过盒子一次。 这也可以作为您的In Box来加倍管理邮件 。

以下是在Action文件中保存的示例：

接收邮件：

• 您在邮件中收到的任何内容都会出现在此文件中
• 任何人拿着你或你的手抓住并推进你的手提包就会进入这里

日历项目：

• 邀请即将举行的活动以及随附的任何指示或回应卡
• 账单支付，然后粉碎或回收
• 许可权滑入签名
• 预约提醒

要支付的项目：

• 支付停车票
• 账单支付

项目你在等待：

• 收到你最近购买的任何东西，以防你决定返回。 例如，如果您从亚马逊购买包装，您可以将包装单放入该包装箱中，以防产品不能正常工作并且必须退货。 同上您收到的其他包裹。
• 收到你正在等待的任何东西。 例如，如果您向保险公司提交账单，并且您正在等待退款，则会发送到此文件中。 如果您退回了某项服务，并且您希望退款显示在银行对帐单或我的信用卡帐单中，则会显示在此框中。

你可以把这个文件分成更多的类别，但是把这个文件夹里的所有东西都扔掉，然后每周一次，两次或三次地浏览它就比较容易了。 此时，您可以回收或粉碎不再需要的任何物品，归档归档或家庭内的任何物品，并采取任何需要应对的操作。 目标是保持这个文件尽可能小。

但是......诀窍是你必须每周至少检查一次这个文件，最好是更频繁一次。 我强烈建议将此任务添加到“ 个人每周组织例程”中 ，这样您 每周 就可以提交和存储相对较少量的论文，而不是