在我的日常工作中，我从事通讯工作，主要是为非营利组织工作。 我所做的部分工作涉及确保我们制定内部和外部沟通战略。 这还包括制定办公室搬迁计划 ，我现在的组织计划在未来六个月内完成这项计划 。
虽然你可能会认为在办公室里有太多的计划步骤让你没有时间去考虑沟通，但你真的需要花上一两天的时间来制定一个坚定的战略，以保持员工和客户的意识即将到来的变化 。
让我们从员工开始，因为他们直接受到此举的影响 。
内部沟通应包括这些关键信息：
- 清晰的时间表：确保列出移动的所有关键步骤，以便每个人都知道期望什么以及何时。
- 包装说明：为工作人员提供关于如何为搬迁办公室或小卧室 打包的说明 。 这应该包括从哪里得到包装材料 ，他们负责包装和截止日期。
- 任何办公室关闭的进一步通知 ：在移动过程中，您可能需要关闭办公室，以便进行办公设备和家具的最终包装和移动 。 确保您的员工了解这些日期以及在迁移过程中是否以及如何继续生产以及这将如何影响他们的工作时间表和工作量。
- 新的办公室计划：工作人员会希望尽早了解新空间的外观以及办公室将如何建立。 他们是否仍然有自己的空间，或者他们现在是在一间隔间还是开放式的平面图？ 确保你创建一种方式告知员工他们的工作空间可能会发生怎样的变化。
- 新的位置，停车和通勤选项：为工作人员提供他们需要的关于新位置的所有信息，以便他们能够准备运输到新的空间。
确定所有关键信息后，您需要确定如何最好地传递这些信息。 您使用的方法应该由消息类型决定。
例如，时间表可以很容易地通过您的公司内部网传送; 而办公室关闭最好在工作人员会议上提出，以确保提问和回答问题。
目标与员工沟通的方式：
- 内联网：对于那些拥有内联网的公司或组织来说，这通常是大多数信息的最佳平台。 它可以轻松更新到达所有员工的文件和信息。
- 面对面会议：无论发布什么信息，员工会议都是发布公告的好地方，并让员工有机会进行全面讨论。 您还可以使用会议时间来审查信息如何传达，以便员工知道他们会随时了解情况。
- 电子邮件：虽然电子邮件很容易，但它不是传递信息的最佳方式。 您不想发送太多电子邮件，以至于人们在需要时无法找到信息。 如果您确实使用电子邮件，请确保只使用它来让人们知道他们可以在哪里获得信息。
- 常用文件夹 ：如果您没有Intranet，那么在网络驱动器上创建一个人人都可以访问的常用文件夹是存储您希望人们访问的信息的下一个最佳方式。
- 公告板：信息发布的物理空间，是一件好事。 人们不仅可以经常检查它，还可以提供一个人们可以收集和讨论他们的问题的地方。